Verifactu para pymes: todo lo que necesita saber antes del 1 de enero de 2027

Si tiene una empresa en España y usa cualquier programa de facturación, en los próximos meses va a escuchar hablar mucho de Verifactu. No es una novedad tecnológica opcional: es una obligación legal que afecta a prácticamente todas las empresas y autónomos españoles que facturen con software informático, con sanciones de hasta 50.000 euros por incumplimiento.

El problema es que la información disponible está llena de tecnicismos y a menudo escrita pensando en gestores y asesores fiscales, no en el empresario que simplemente quiere saber qué tiene que hacer y cuándo. Este artículo explica Verifactu en lenguaje claro: qué es, a quién afecta, cuáles son los plazos reales, qué diferencia hay entre las dos modalidades, y qué pasos debe dar su empresa ahora mismo.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu (oficialmente denominado VERI*FACTU) es el nuevo sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) en el marco de la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal. Su objetivo es garantizar que las facturas emitidas por software no puedan ser alteradas, eliminadas ni manipuladas sin dejar rastro.

En términos simples: la ley obliga a que los programas de facturación generen un registro inalterable de cada factura emitida, con un código de verificación único (hash encadenado) que certifica que esa factura no ha sido modificada. La AEAT podrá comprobar en cualquier momento que las facturas que tiene en su base de datos coinciden exactamente con las que ha emitido su empresa.

Esto tiene un impacto directo en los sistemas de doble contabilidad y en el software de "caja B" que algunos negocios usaban para emitir facturas paralelas no registradas. Con Verifactu, esas prácticas quedan técnicamente imposibilitadas por el propio sistema.

¿A quién afecta Verifactu?

La obligación de adaptar el software afecta a todas las personas físicas y jurídicas que emitan facturas mediante un sistema informático y que tributen en España. Concretamente:

• Sociedades (SL, SA, etc.) que tributen en el Impuesto sobre Sociedades (IS)
• Autónomos y empresarios individuales en cualquier régimen del IRPF
• Entidades sin personalidad jurídica que emitan facturas
• No residentes con establecimiento permanente en España

¿Quién queda excluido?

Hay algunas excepciones relevantes que conviene conocer:

• Empresas que ya usen el sistema SII (Suministro Inmediato de Información), obligatorio para grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, quedan excluidas de Verifactu porque ya envían sus registros en tiempo real a la AEAT.
• Empresas domiciliadas en Euskadi o Navarra, donde aplica el régimen foral con su propio sistema (TicketBAI).
• Quienes emitan facturas exclusivamente en papel (sin software) no están obligados, aunque esto es cada vez menos habitual.

Fechas clave: ¿cuándo es obligatorio Verifactu?

Aunque los plazos parecen lejanos, el margen real es mucho menor de lo que parece. Los fabricantes de software necesitan tiempo para desarrollar y certificar sus versiones compatibles, y los proveedores de ERP y programas de gestión ya están en proceso de actualización. Si su empresa depende de un software a medida o de un ERP instalado en sus servidores, el proceso de adaptación puede llevar varios meses.

La recomendación es no esperar a octubre o noviembre de 2026 para empezar a moverse. El cuello de botella estará en los proveedores de software, que tendrán una demanda concentrada en los últimos meses del año.

Verifactu SÍ vs. Verifactu NO: las dos modalidades

Este es uno de los puntos que más confusión genera. El reglamento establece dos modalidades de cumplimiento, y su empresa tendrá que elegir una de ellas:

La modalidad "Verifactu SÍ" es la que la AEAT recomienda y la que la mayoría de los fabricantes de software están implementando como opción por defecto. Supone que cada factura que emita su empresa queda registrada automáticamente en los sistemas de la AEAT en el momento de su emisión. Esto puede sonar intrusivo, pero en la práctica simplifica las auditorías porque la administración ya tiene toda la información.

La modalidad "Verifactu NO" está pensada para situaciones donde el envío en tiempo real no es posible (puntos de venta sin conexión estable, por ejemplo), pero exige que el software mantenga un registro local inalterable con las mismas garantías técnicas.

¿Su software actual cumple con Verifactu?

Esta es la pregunta clave que cualquier empresario debería hacerse ya. La respuesta depende del tipo de software que use su empresa:

Programas de facturación comerciales (Sage, Holded, FacturaDirecta, etc.)

Los principales fabricantes de software de gestión ya están trabajando en la actualización. La mayoría de ellos habrán lanzado versiones compatibles con Verifactu antes de finales de 2026. Si usa un software de gestión comercial con mantenimiento activo, lo más probable es que la adaptación llegue como una actualización automática. Lo que debe verificar es que su contrato de mantenimiento esté vigente y que el fabricante tenga hoja de ruta confirmada para Verifactu.

ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, etc.)

Los grandes fabricantes de ERP también están actualizando sus soluciones. Sin embargo, en muchos casos la adaptación requiere parametrización específica para cada instalación, especialmente en versiones on-premise. Si tiene un ERP instalado en sus propios servidores, necesitará coordinarse con su partner de ERP o con su consultor IT para planificar la actualización con tiempo suficiente.

Software a medida o desarrollos propios

Este es el caso más crítico. Si su empresa emite facturas con un software desarrollado específicamente para su negocio, ese software necesita ser adaptado manualmente para cumplir con las especificaciones técnicas de la AEAT. Estas especificaciones incluyen la implementación del sistema de hash encadenado, la generación del código QR, y los mecanismos de comunicación con los sistemas de la AEAT. Es un desarrollo técnico relevante que puede llevar entre 1 y 3 meses dependiendo de la complejidad del sistema actual.

Hoja de cálculo o facturas manuales

Qué exige técnicamente el reglamento

Para quienes gestionan el lado técnico de la empresa (o trabajan con un consultor IT), estas son las especificaciones principales que debe cumplir cualquier software de facturación compatible con Verifactu:

• Integridad e inalterabilidad: el software debe garantizar que una vez emitida una factura, no puede modificarse su contenido sin dejar rastro. Se implementa mediante un sistema de hash encadenado (cada factura incluye una referencia al hash de la anterior).
• Trazabilidad: registro cronológico completo de todas las facturas emitidas, con marcas de tiempo verificables.
• Código QR: cada factura al consumidor final debe incluir un código QR que permita a la AEAT verificar su autenticidad.
• Comunicación con AEAT (modalidad Verifactu SÍ): el software debe ser capaz de enviar los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT mediante los servicios web especificados.
• Formato XML: los registros de facturación deben generarse en el formato XSD definido por la AEAT.

Toda la especificación técnica oficial está publicada en la sede electrónica de la AEAT. Es un documento extenso y técnico, pero cualquier proveedor de software serio ya debería estar trabajando con él.

Verifactu vs. TicketBAI: ¿cuál aplica a su empresa?

Si su empresa opera en el País Vasco o Navarra, el sistema que aplica es TicketBAI, no Verifactu. TicketBAI lleva varios años implantándose progresivamente en las tres haciendas forales y comparte los mismos principios (facturación inalterable y envío a la administración), pero con especificaciones técnicas propias de cada territorio.

Si tiene empresas en varios territorios, puede darse la situación de tener que cumplir con Verifactu en unas y con TicketBAI en otras. En ese caso, lo más eficiente es buscar un software de gestión que cubra ambas normativas (la mayoría de los fabricantes nacionales ya lo están contemplando).

Sanciones por incumplimiento

Es importante aclarar que la sanción no cae solo sobre el fabricante del software, sino que también puede recaer sobre la empresa que lo usa. Por eso es fundamental verificar con su proveedor de software que dispone de hoja de ruta y certificación para Verifactu.

Pasos concretos para cumplir antes del plazo

Este es el plan de acción recomendado para cualquier empresa que quiera llegar bien preparada a enero de 2027:

1. Identifique todos los sistemas que emiten facturas en su empresa. No solo el programa principal: también ERPs secundarios, sistemas de punto de venta (TPV), portales de e-commerce, aplicaciones a medida. Cada uno de ellos necesita cumplir con Verifactu de forma independiente.
2. Contacte a sus proveedores de software y pregunte explícitamente por su hoja de ruta para Verifactu. Exija una fecha estimada de disponibilidad de la versión compatible. Si no tienen respuesta clara, empiece a evaluar alternativas.
3. Evalúe si el contrato de mantenimiento está vigente. Muchas actualizaciones de compliance solo se distribuyen a clientes con mantenimiento activo. Si ha dejado expirar el mantenimiento de su software, este puede ser el momento de renovarlo o plantearse una migración.
4. Para software a medida, inicie el desarrollo cuanto antes. Si espera a octubre de 2026, es posible que no encuentre capacidad disponible en su proveedor habitual (la demanda se concentrará en el último trimestre). Un desarrollo de adaptación a Verifactu no es trivial y requiere planificación.
5. Forme a su equipo administrativo. La persona que emite facturas en su empresa necesita entender qué cambia en el flujo de trabajo: nuevos campos obligatorios, gestión del código QR, qué hacer si el envío a la AEAT falla.
6. Planifique las pruebas. La AEAT habilitará un entorno de pruebas para que los sistemas puedan validar su funcionamiento antes de la fecha límite. No deje las pruebas para el último momento.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Tengo que pagar algo para adaptarme a Verifactu?

Depende de su situación. Si usa software comercial con mantenimiento activo, la actualización debería estar incluida en su cuota de mantenimiento (aunque conviene confirmarlo con su proveedor). Si tiene software a medida, el desarrollo de adaptación tendrá un coste que variará según la complejidad del sistema. Los fabricantes no pueden cobrar extra por el cumplimiento de una obligación legal, aunque sí pueden cobrar por la implementación técnica de la actualización.

¿Qué pasa si emito facturas con una herramienta online (como Holded, FacturaDirecta o similar)?

En ese caso, la responsabilidad de la adaptación recae principalmente en el proveedor de la plataforma online. Su obligación como usuario es verificar que la plataforma que usa está homologada y, si no lo está en el plazo, migrar a una que sí lo esté.

¿Necesito hacer algo si mis facturas las gestiona mi asesoría?

Sí. Aunque su asesoría use su propio software para emitir facturas en su nombre, es importante verificar que ese software también cumplirá con Verifactu. La responsabilidad legal sigue siendo del titular de la actividad económica.

¿Afecta Verifactu a las facturas recibidas (de proveedores)?

No directamente. Verifactu regula los sistemas de emisión de facturas, no su recepción. Aunque en el futuro el código QR de las facturas recibidas permitirá verificar su autenticidad con la AEAT, no hay ninguna obligación nueva en cuanto a cómo procesa las facturas de sus proveedores.